Veel gestelde vragen: Risicomonitor

Staat je vraag niet in dit overzicht? Lees de handleiding of stel ons je vraag via dit formulier.

• 1 Ik zie ook de RI's van andere locaties binnen mijn organisatie. Hoe kan dit?

  Je hebt waarschijnlijk onder 1 locatie meerdere gebruikers aangemeld. Nieuw aangemaakte RI’s worden dan toegewezen aan alle gebruikers van de Risicomonitor binnen een locatie, in plaats van aan verschillende locaties.

  Wil je dit voorkomen? Maak dan eerst een nieuwe locatie aan via de button Aanmelden op de homepage. Je organisatiebeheerder zal je aanvraag vervolgens accepteren of weigeren. Per locatie maak je daarna de voor jouw type organisatie gewenste RI’s aan. Bijvoorbeeld voor een werkvorm, leeftijdsgroepen en aantal en soort ruimten.

• 2 Waarom heb ik in de Risicomonitor bepaalde rechten niet?

  De beheerder van de Risicomonitor binnen je organisatie of locatie kan rechten toewijzen aan gebruikers. Het is mogelijk dat collega’s onderling verschillende rechten hebben. Bijvoorbeeld ten aanzien van het wijzigen van RI's of het inzien van rapportages. Je werkomgeving kan er op het scherm anders uitzien dan die van je collega, omdat bepaalde functies wel of niet worden getoond.

  Wil je weten welke rechten aan jou zijn toegekend of wil je je rechten veranderen? Neem dan contact op met je beheerder.

• 3 Wie is de beheerder en wat zijn diens taken?

  Degene die als eerste een organisatie of locatie bij de Risicomonitor aanmeldt, is automatisch beheerder van het systeem. Meestal is dat de locatiemanager of degene die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de RI's.

  De beheerder heeft alle rechten om voor de betreffende organisatie of locatie in het systeem te werken. Ook heeft de beheerder het recht om nieuwe gebruikers binnen de organisatie of locatie toe- of af te wijzen. Hij of zij kan RI's en rapportages aanmaken of bewerken. De beheerder kan zijn rol overdragen aan een andere persoon binnen de locatie.

• 4 Wat moet ik doen als mijn organisatie met een locatie gaat uitbreiden?

  Je hebt je aangemeld als organisatie met 1 locatie. Verandert die situatie, bijvoorbeeld doordat je organisatie een tweede locatie opent? Neem dan contact op met FCB via e-mail post@fcbwjk.nl. Op dit moment kun je je aanmelding nog niet zelf omzetten.

• 5 Ik werk bij meerdere locaties. Is mijn account voor alle locaties geldig?

  Voor iedere locatie waar je werkt, maak je een account aan. Je krijgt dus per locatie een gebruikersnaam. Je kunt wel telkens hetzelfde e-mailadres gebruiken.

• 6 Leeftijdsgroepen van mijn werkvorm wijken af van de leeftijdsgroepen in de Risicomonitor. Wat nu?

  Je organisatie kan andere leeftijdsgroepen hanteren dan de Risicomonitor. Valt je groep precies tussen de leeftijdsgroepen in de Risicomonitor? Maak dan meerdere groepen aan.

  Heb je bijvoorbeeld een kinderdagverblijf met de leeftijdsgroep 1,5 tot 2,5 jaar? Kies dan bij het aanmaken van de RI voor de leeftijdsgroepen 0-4 jaar.

• 7 Wanneer klik ik ‘Risico wordt aanvaard’ aan?

  Je kunt er bewust voor kiezen om een risico op een bepaald scenario te aanvaarden. Bijvoorbeeld omdat het leren omgaan met dit risico past binnen je pedagogisch beleid. Of omdat je het risico zo klein vindt dat je maatregelen niet nodig acht. Je kunt dan bij het betreffende scenario aanvinken dat je het risico aanvaardt. Je bent dan wel verplicht een toelichting te geven.

• 8 Wie kunnen de gegevens van mijn organisatie of locatie inzien?

  De gegevens van je locatie of organisatie zijn afgeschermd voor gebruikers daarbuiten. Binnen je organisatie of locatie is het afhankelijk van de rechten van de gebruiker of deze gegevens kan inzien en/of wijzigen.

• 9 Kan ik de huidige gegevens van de RI kopiëren naar het volgende jaar, zodat ik niet alle gegevens opnieuw hoef in te voeren?

  Je kunt de gegevens van een oude RI kopiëren naar een nieuwe RI. De risico-inschattingen, genomen/te nemen maatregelen en verwijzingen naar schriftelijke vastlegging van beleid zijn dus al ingevuld. Bij elk scenario moet je echter wel goed controleren of de gegevens nog kloppen.

  Zijn de gegevens veranderd, bijvoorbeeld naar aanleiding van uitgevoerde acties? Dan moet je deze invoeren. Je acties moet je uiteraard herzien: deze moeten passen bij de huidige situatie en deadlines.

• 10 Een bepaald scenario uit de RI Veiligheid is voor mijn locatie niet van toepassing. Hoe geef ik dit aan?

  Onder het kopje ‘Beheer’, tabblad ‘Locatie’ maak je de locatiekenmerken aan. Je geeft voor de gehele locatie en per ruimte aan wat de kenmerken zijn. Is er bijvoorbeeld geen trap aanwezig? Klik dan het vinkje voor 'trap' uit. Alle vragen over de trap zullen dan uit de inventarisatielijst worden gehaald.

  Komen er onverhoopt toch nog scenario's in de lijst voor die niet van toepassing zijn? Op dit moment zit er geen mogelijkheid in de Risicomonitor om bij een scenario alsnog aan te geven dat deze niet van toepassing is. Sla het betreffende scenario over door onder aan de pagina van het scenario op 'overslaan' te klikken. Het scenarionummer blijft dan grijs, en komt niet terug in de rapportage. Een nadeel hiervan is dat voor een collega niet duidelijk te zien is dat je het scenario al hebt afgehandeld en in de rapportage wordt ook niet weergegeven dat het scenario niet van toepassing is.

  Een andere mogelijkheid is aan te geven dat het risico wordt aanvaard, met als toelichting dat het scenario niet van toepassing is. Het scenarionummer kleurt dan oranje en kan worden herkend als behandeld. In de rapportage is terug te lezen dat het scenario niet van toepassing is. Nadeel van deze oplossing is dat  in de management rapportage vervuiling optreed in de gegevens ten aanzien van scenario's waarvan het risico wordt aanvaard.
  
  Een derde mogelijkheid is aan te geven dat een eigen maatregel is genomen, waar wordt ingevuld dat de situatie niet van toepassing is. Geef bij de risicoinschatting dat de kans op en ernst van het scenario klein is. Het scenarionummer kleurt dan groen en kan worden herkend als behandeld. In de rapportage is terug te lezen dat het scenario niet van toepassing is. Nadeel van deze oplossing is ook nu dat  in de management rapportage vervuiling optreed in de gegevens ten aanzien van maatregelen die voor scenario's zijn genomen.

• 11 Een bepaalde maatregel is voor mijn locatie niet van toepassing. Hoe geef ik dit aan?

  In de RI’s Veiligheid en Arbo ben je niet verplicht aan te geven dat maatregelen al zijn genomen of nog moeten worden genomen. Is de maatregel niet van toepassing, dan laat je de vakjes gewoon leeg. Is een scenario niet van toepassing? Lees dan het antwoord op de vraag 'Een bepaald scenario uit de RI Veiligheid is voor mijn locatie niet van toepassing. Hoe geef ik dit aan?'

• 12 Moet ik de arbomodules voor elke ruimte apart invoeren?

  Nee, dat hoeft niet. De modules van de RI Arbo zijn niet ruimteafhankelijk.

• 13 Hoe voer ik de RI Gezondheid uit voor de verschillende binnen- en buitenruimtes van een locatie?

  Voor een kinderdagverblijf of peuterspeelzaal geldt het volgende: Voor iedere groep maak je een module ziektekiemen, binnenmilieu en medisch handelen aan. De module binnenmilieu moet ook voor iedere slaapkamer in het kinderdagverblijf aangemaakt worden. Je kopieert deze modules door op + te klikken, net zo vaak totdat je de module voor alle leef- en slaapruimtes hebt aangemaakt.
   
  Voor een BSO maak je de modules ziektekiemen en medisch handelen voor elke groep van je locatie aan, als kinderen en personeel het grootste deel van de dag in één ruimte verblijven. Als hiervan geen sprake is, kan er voor gekozen worden met één module te werken. De module binnenruimte maak je voor elke groep van je locatie aan, als de ruimtes waarin de opvang plaatsvindt bouwtechnisch erg verschillend zijn.
   
  Voor alle opvangvormen geldt: Is er buiten 1 speelruimte? Dan hoef je de module ‘Buitenmilieu’ maar 1 keer te doen. Bij meerdere buitenspeelruimtes maak je deze module voor elke speelruimte apart aan.

• 14 Hoe kan ik de risico-inschatting bij de RI Gezondheid wijzigen?

  Je kunt de risico-inschatting niet wijzigen: deze wordt automatisch ingevuld. Zijn alle maatregelen genomen? Dan staat de risico-inschatting op ‘kans is klein’. Als nog niet alle maatregelen zijn genomen, dan staat de risico-inschatting op ‘kans is groot’.

• 15 Wat betekenen de kleuren in de inventarisatielijsten van de RI’s Arbo en Veiligheid?

  De kleuren rood, oranje en groen in de inventarisatielijsten staan voor de risico-inschatting van het scenario.

  • Kleurt het scenarionummer rood? Dan is de kans op het scenario en de ernst van de gevolgen groot.
  • Kleurt het scenarionummer oranje? Dan is de kans op het scenario groot en de ernst van de gevolgen klein (of omgekeerd). 
  • Kleurt het scenarionummer groen? Dan is de kans op het scenario en de ernst van de gevolgen klein.

  Bij beleidsvragen worden er geen risico-inschattingen gemaakt. De kleur wordt dan bepaald door de genomen of te nemen maatregelen, en bevat geen oordeel over de noodzaak tot actie.

• 16 Wat betekenen de kleuren in de inventarisatielijst van de RI Gezondheid?

  In de RI Gezondheid is de risico-inschatting gebaseerd op de kans dat het scenario zich zal voordoen.

  • Is de kans dat het scenario zich zal voordoen groot? Dan kleurt het scenarionummer rood.
  • Is de kans klein? Dan kleurt het scenarionummer groen.
  • Kleurt het scenarionummer oranje? Dan heb je gekozen voor ‘Risico wordt aanvaard’.
• 17 Wat betekenen de kleuren in de actielijst?

  In de actielijst zijn de kleuren rood, oranje en groen gekoppeld aan de risico-inschattingen van de inventarisatie, dus de kans dat het scenario zich zal voordoen en de ernst van de gevolgen. De kleuren helpen je de prioriteit van maatregelen te bepalen.

  • Kleurt het scenarionummer rood? Dan is de prioriteit om maatregelen te nemen urgent.
  • Kleurt het scenarionummer oranje? Dan is prioriteit noodzakelijk.
  • Kleurt het scenarionummer groen? Dan is prioriteit wenselijk.