Veel gestelde vragen: Functies Risicomonitor

Staat je vraag niet in dit overzicht (kijk ook onder de tabbladen hierboven) of in de handleiding? Stel ons dan je vraag via dit formulier.

• 1 Hoe meld ik onze organisatie aan bij de Risicomonitor?

  Bedenk voordat je je aanmeldt bij de Risicomonitor wie op organisatieniveau en locatieniveau verantwoordelijk is voor de risico-inventarisaties zodat je weet wie je op welk niveau aanmeldt. Gebruik het stappenplan (beschikbaar vanaf december 2010) om op te starten

• 2 Wat moet ik doen als mijn organisatie met een locatie gaat uitbreiden?

  Je hebt je aangemeld als organisatie met 1 locatie. Verandert die situatie, bijvoorbeeld doordat je organisatie een tweede locatie opent? Meld je opnieuw aan en maak een organisatie met meerdere locaties aan. Geef deze organisatie een andere naam dan de organisatie die je eerder aangemeld had (of wijzig de naam van je eerdere aanmelding in een locatienaam). Geef bij de reden van deze nieuwe aanmelding aan dat je organisatie met 1 locatie uitgebreid is met een of meerdere locaties. Geef de naam aan van je organisatie met 1 locatie en het adres. Wij kunnen dan deze locatie onder je nieuwe organisatie plaatsen. Alle gegevens blijven behouden.

• 3 Ik heb nieuwe locaties aangemaakt en zie deze niet terug bij nieuwe aanmeldingen. Hoe komt dat?

  Wanneer je als organisatiebeheerder/manager van de Risicomonitor een nieuwe locatie aanmaakt, hoef je deze niet meer goed te keuren.  Ze verschijnen gelijk bij de andere locaties in je organisatie. Alleen locaties die door anderen aangemaakt worden, komen in jouw scherm bij nieuwe aanmeldingen. Die moet je als organisatiebeheerder/manager goedkeuren.

• 4 Hoe kan ik de organisatiestructuur inrichten voor mijn gastouderbureau?

  In 't kort gaat 't als volgt:

  • Ga na wie bij jouw gastouderbureau de centrale coördinatie voor de risico-inventarisaties heeft. Deze persoon kan een organisatie account aanvragen.
  • Meld het gastouderbureau aan als een ‘organisatie met meerdere locaties’.
  • De aanvrager krijgt een inlogcode toegestuurd via de mail. Hij of zij is vanaf nu de 'organisatiebeheerder' met dit account.
  • Onder het tabblad "Beheer | Organisatie | Structuur" kan de organisatiebeheerder nieuwe locaties aanmaken en de organisatiestructuur opbouwen. Dat kan naar eigen inzicht en behoefte.

  Hieronder volgen een aantal voorbeelden hoe de structuur opgezet kan worden

  Voorbeeld 1: Gastouderbureau met enkele opvanglocaties

  • Maak voor elke opvanglocatie een locatie aan.
  • De bemiddelingsmedewerker is locatiebeheerder van alle accounts (opvanglocaties) die binnen zijn of haar portefeuille vallen. Eventueel kan de betreffende gastouder als medewerker worden aangemeld in het account.
  • Per account (opvanglocatie) wordt een RI Veiligheid en RI Gezondheid worden gemaakt.

  Voorbeeld 2: Gastouderbureau met veel opvanglocaties

  • Maak voor elke bemiddelingsmedewerker een locatie aan. Als naam voor de locatie kan bijvoorbeeld de regio genomen waarvoor de bemiddelingsmedewerker verantwoordelijk is. 
  • De bemiddelingsmedewerker is locatie beheerder van het account (regio) waar hij of zij portefeuille houder valt.
  • Per account (regio) worden voor elke opvanglocatie die tot de portefeuille van de betreffende bemiddelingsmedewerker behoren een RI Veiligheid en RI Gezondheid aangemaakt. Wanneer de bemiddelingsmedewerker dus 50 opvanglocaties in portefeuille heeft, worden in het account 50 keer een RI Veiligheid en 50 keer een RI Gezondheid aangemaakt.

  Voorbeeld 3: Een kinderopvangorganisatie exploiteert naast KDV en/of BSO en/of PSZ ook gastouderopvang

  • Indien er enkele gastouders bij de organisatie zijn aangesloten, kan (zoals in voorbeeld 1) voor elke opvanglocatie een locatieaccount worden aangemaakt.
  • Indien er veel gastouders bij de organisatie zijn aangesloten, kan (zoals in voorbeeld 2) voor elke bemiddelingsmedewerker een locatieaccount worden aangemaakt.

  Keuze locatienaam, gebruikersnaam en wachtwoord
  Denk goed na hoe je de locatie noemt om het overzicht te houden in de structuur. Houdt een zelfde stramien aan, zodat je altijd terug kunt redeneren wat de inloggegevens zijn. Hieronder volgt een voorbeeld:

  • Kies als locatienaam voornaam met achternaam van de gastouder
  • Kies als inlognaam de eerste voorletter, aangevuld met de achternaam 
  • Kies als wachtwoord de roepnaam van de gastouder met eigen huisnummer.

  Voor het aanmaken van de medewerkers kan een volgend stramien worden aangehouden:

  • Kies als gebruikersnaam voornaam + achternaam bemiddelingsmedewerker
  • Kies als wachtwoord hetzelfde als de locatie (roepnaam van de gastouder met eigen huisnummer).

  
  

• 5 Wie kunnen de gegevens van mijn organisatie of locatie inzien?

  De gegevens van je locatie of organisatie zijn afgeschermd voor gebruikers daarbuiten. Binnen je organisatie of locatie is het afhankelijk van de rechten van de gebruiker of deze gegevens kan inzien en/of wijzigen.

• 6 Wie is de beheerder/manager en wat zijn diens taken?

  Degene die als eerste een organisatie of locatie bij de Risicomonitor aanmeldt, is automatisch beheerder/manager van het systeem.

  De beheerder/manager heeft alle rechten om voor de betreffende organisatie of locatie in het systeem te werken. Ook heeft de beheerder het recht om nieuwe gebruikers binnen de organisatie of locatie toe- of af te wijzen. Hij of zij kan RI's en rapportages aanmaken of bewerken. De beheerder kan zijn rol overdragen aan een andere persoon binnen de locatie.

    

   

• 7 Ik werk bij meerdere locaties. Is mijn account voor alle locaties geldig?

  Voor iedere locatie waar je werkt, maak je een account aan. Je krijgt dus per locatie een gebruikersnaam. Je kunt wel telkens hetzelfde e-mailadres en wachtwoord gebruiken.

  Ook voor grote organisaties is de Risicomonitor prima bruikbaar. Op organisatieniveau kan alle informatie (RI/Rapportages) van locaties worden bekeken en bewerkt. Met behulp van de functie 'werkgebied' geef je per medewerker aan op elke locaties hij/ zij rechten moet hebben.

• 8 Hoe verwijder ik een locatie of een medewerker?

  Voor het verwijderen van een locatie of medewerker: Stuur een mail naar risico-monitor@fcb.nl met respectievelijk de locatienaam of de te verwijderen gebruikersnaam, inclusief de organisatienaam en de gebruikersnaam van de locatiebeheerder/manager (degene die als eerste is aangemeld voor die locatie). Wij verwijderen dan deze locatie.
  Let op: deze mail moet gestuurd worden door de organisatiebeheerder/manager van de Risicomonitor. Weet je niet wie dit is? Kijk in het organisatieaccount onder beheer in profiel. Daar staat rechts jouw organisatiebeheerder/manager van de Risicomonitor van jullie organisatie.

• 9 Leeftijdsgroepen van mijn werkvorm wijken af van de leeftijdsgroepen in de Risicomonitor. Wat nu?

  Je organisatie kan andere leeftijdsgroepen hanteren dan de Risicomonitor. Valt je groep precies tussen de leeftijdsgroepen in de Risicomonitor? Maak dan meerdere groepen aan.

  Heb je bijvoorbeeld een kinderdagverblijf met de leeftijdsgroep 1,5 tot 2,5 jaar? Kies dan bij het aanmaken van de RI voor de leeftijdsgroepen 0-4 jaar.

• 10 Ik kan geen risico-inventarisatie veiligheid voor KO of PSZ aanmaken. Hoe komt dat?

  Je kunt op de locatie een risico-inventarisatie veiligheid voor kinderopvang en peuterspeelzalen maken. Je kan deze RI veiligheid niet voorbereiden vanuit het organisatieaccount. Want voor deze RI veiligheid definieer je de ruimten op de locatie. Je krijgt een inventarisatielijst per ruimte.
  Je kunt rechts bovenin je scherm zien of je in het organisatieaccount werkt. Daar staat vermeld: Ingelogd als "naam" ( Organisatie met meerdere locaties) 

• 11 Waarom kan ik een risico-inventarisatie niet inzien of invullen?

  De beheerder/manager van de Risicomonitor binnen je organisatie of locatie kan rechten toewijzen aan gebruikers. Het is mogelijk dat collega’s onderling verschillende rechten hebben. Bijvoorbeeld ten aanzien van het wijzigen van RI's of het inzien van rapportages. Je werkomgeving kan er op het scherm anders uitzien dan die van je collega, omdat bepaalde functies wel of niet worden getoond.

  Wil je weten welke rechten aan jou zijn toegekend of wil je je rechten veranderen? Neem dan contact op met je beheerder/manager van de Risicomonitor. Kijk onder beheer in profiel. Rechts staat aangeven wie de beheerder of manager is.

• 12 Een bepaald scenario uit de RI Veiligheid is voor mijn locatie niet van toepassing. Hoe geef ik dit aan?

  Onder het kopje ‘Beheer’, tabblad ‘Locatie’ maak je de locatiekenmerken aan. Je geeft voor de gehele locatie en per ruimte aan wat de kenmerken zijn. Is er bijvoorbeeld geen trap aanwezig? Klik dan het vinkje voor 'trap' uit. Alle vragen over de trap zullen dan uit de inventarisatielijst worden gehaald.

  Komen er onverhoopt toch nog scenario's in de lijst voor die niet van toepassing zijn? Op dit moment zit er geen mogelijkheid in de Risicomonitor om bij een scenario alsnog aan te geven dat deze niet van toepassing is. Sla het betreffende scenario over door onder aan de pagina van het scenario op 'overslaan' te klikken. Het scenarionummer blijft dan grijs, en komt niet terug in de rapportage. Een nadeel hiervan is dat voor een collega niet duidelijk te zien is dat je het scenario al hebt afgehandeld en in de rapportage wordt ook niet weergegeven dat het scenario niet van toepassing is.

  Een andere mogelijkheid is aan te geven dat het risico wordt aanvaard, met als toelichting dat het scenario niet van toepassing is. Het scenarionummer kleurt dan oranje en kan worden herkend als behandeld. In de rapportage is terug te lezen dat het scenario niet van toepassing is. Nadeel van deze oplossing is dat  in de management rapportage vervuiling optreed in de gegevens ten aanzien van scenario's waarvan het risico wordt aanvaard.
  
  Een derde mogelijkheid is aan te geven dat een eigen maatregel is genomen, waar wordt ingevuld dat de situatie niet van toepassing is. Geef bij de risico-inschatting dat de kans op en ernst van het scenario klein is. Het scenarionummer kleurt dan groen en kan worden herkend als behandeld. In de rapportage is terug te lezen dat het scenario niet van toepassing is. Nadeel van deze oplossing is ook nu dat  in de management rapportage vervuiling optreed in de gegevens ten aanzien van maatregelen die voor scenario's zijn genomen.

• 13 Een bepaalde maatregel is voor mijn locatie niet van toepassing. Hoe geef ik dit aan?

  In de RI’s Veiligheid en Arbo ben je niet verplicht aan te geven dat maatregelen al zijn genomen of nog moeten worden genomen. Is de maatregel niet van toepassing, dan laat je de vakjes gewoon leeg. Is een scenario niet van toepassing? Lees dan het antwoord op de vraag 'Een bepaald scenario uit de RI Veiligheid is voor mijn locatie niet van toepassing. Hoe geef ik dit aan?'

• 14 Wanneer klik ik ‘Risico wordt aanvaard’ aan?

  Je kunt er bewust voor kiezen om een risico op een bepaald scenario te aanvaarden. Bijvoorbeeld omdat het leren omgaan met dit risico past binnen je pedagogisch beleid. Of omdat je het risico zo klein vindt dat je maatregelen niet nodig acht. Je kunt dan bij het betreffende scenario aanvinken dat je het risico aanvaardt. Je bent dan wel verplicht een toelichting te geven.

• 15 Hoe kan ik een risico-inventarisatie printen?

  Maak een nieuwe risico-inventarisatie aan, wanneer je er nog geen een hebt gemaakt. Of open een bestaande risico-inventarisatie. Bij de inventarisatie staat altijd rechts bovenin de mogelijk "print deze RI". Zo kun je met papieren lijsten op de locatie inventariseren.

• 16 Kan ik de huidige gegevens van de RI kopiëren naar het volgende jaar, zodat ik niet alle gegevens opnieuw hoef in te voeren?

  Je kunt de gegevens van een oude RI kopiëren naar een nieuwe RI. De risico-inschattingen, genomen/te nemen maatregelen en verwijzingen naar schriftelijke vastlegging van beleid zijn dus al ingevuld. Bij elk scenario moet je echter wel goed controleren of de gegevens nog kloppen.

  Zijn de gegevens veranderd, bijvoorbeeld naar aanleiding van uitgevoerde acties? Dan moet je deze invoeren. Je acties moet je uiteraard herzien: deze moeten passen bij de huidige situatie en deadlines.

• 17 Hoe voer ik de RI Gezondheid uit voor de verschillende binnen- en buitenruimtes van een locatie?

  Voor een kinderdagverblijf of peuterspeelzaal geldt het volgende: Voor iedere groep maak je een module ziektekiemen, binnenmilieu en medisch handelen aan. De module binnenmilieu moet ook voor iedere slaapkamer in het kinderdagverblijf aangemaakt worden. Je kopieert deze modules door op + te klikken, net zo vaak totdat je de module voor alle leef- en slaapruimtes hebt aangemaakt.
   
  Voor een BSO maak je de modules ziektekiemen en medisch handelen voor elke groep van je locatie aan, als kinderen en personeel het grootste deel van de dag in één ruimte verblijven. Als hiervan geen sprake is, kan er voor gekozen worden met één module te werken. De module binnenruimte maak je voor elke groep van je locatie aan, als de ruimtes waarin de opvang plaatsvindt bouwtechnisch erg verschillend zijn.
   
  Voor alle opvangvormen geldt: Is er buiten 1 speelruimte? Dan hoef je de module ‘Buitenmilieu’ maar 1 keer te doen. Bij meerdere buitenspeelruimtes maak je deze module voor elke speelruimte apart aan.

• 18 Hoe kan ik de risico-inschatting bij de RI Gezondheid wijzigen?

  Je kunt de risico-inschatting niet wijzigen: deze wordt automatisch ingevuld. Zijn alle maatregelen genomen? Dan staat de risico-inschatting op ‘kans is klein’. Als nog niet alle maatregelen zijn genomen, dan staat de risico-inschatting op ‘kans is groot’.

• 19 Wat betekenen de kleuren in de inventarisatielijsten van de RI’s Arbo en Veiligheid?

  De kleuren rood, oranje en groen in de inventarisatielijsten staan voor de risico-inschatting van het scenario.

  • Kleurt het scenarionummer rood? Dan is de kans op het scenario en de ernst van de gevolgen groot.
  • Kleurt het scenarionummer oranje? Dan is de kans op het scenario groot en de ernst van de gevolgen klein (of omgekeerd). 
  • Kleurt het scenarionummer groen? Dan is de kans op het scenario en de ernst van de gevolgen klein.

  Bij beleidsvragen worden er geen risico-inschattingen gemaakt. De kleur wordt dan bepaald door de genomen of te nemen maatregelen, en bevat geen oordeel over de noodzaak tot actie.

• 20 Wat betekenen de kleuren in de inventarisatielijst van de RI Gezondheid?

  In de RI Gezondheid is de risico-inschatting gebaseerd op de kans dat het scenario zich zal voordoen.

  • Is de kans dat het scenario zich zal voordoen groot? Dan kleurt het scenarionummer rood.
  • Is de kans klein? Dan kleurt het scenarionummer groen.
  • Kleurt het scenarionummer oranje? Dan heb je gekozen voor ‘Risico wordt aanvaard’.
• 21 Wat betekenen de kleuren in de actielijst?

  In de actielijst zijn de kleuren rood, oranje en groen gekoppeld aan de risico-inschattingen van de inventarisatie, dus de kans dat het scenario zich zal voordoen en de ernst van de gevolgen. De kleuren helpen je de prioriteit van maatregelen te bepalen.

  • Kleurt het scenarionummer rood? Dan is de prioriteit om maatregelen te nemen urgent.
  • Kleurt het scenarionummer oranje? Dan is prioriteit noodzakelijk.
  • Kleurt het scenarionummer groen? Dan is prioriteit wenselijk.
• 22 Welke ondersteuning wordt er geboden in het werken met de Risicomonitor?

  We bieden de volgende ondersteuning:
  - Veel gestelde vragen, deze staan op de Risicomonitor
  - Een Handleiding die wordt aangeboden op de Risicomonitor (nieuwe versie vanaf februari 2011)
  - Voorlichtingsbijeenkomsten over de Risicomonitor, meer informatie hierover is onder nieuws te vinden op de homepage
  - Incompany trainingen, afgestemd op jouw organisatie. Gaan er meerdere medewerkers in de organisatie met de Risicomonitor werken? Dan kun je ook een incompany training aanvragen die geheel op maat van jouw organisatie wordt afgestemd. Kosten van een volledig verzorgde incompany training liggen tussen de 2000 en 3000 euro. Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op met Consument en Veiligheid via 020 - 511 4511 of www.veiligheid.nl/contact.
  - Advies op maat of begeleiding bij het opstarten met de Risicomonitor: Neem dan contact op met Consument en Veiligheid via 020 - 511 4511 of www.veiligheid.nl/contact.

• 23 Ik krijg een foutmelding of error, wat nu?

  Dat is vervelend en uiteraard niet de bedoeling! Graag ontvangen we hier bericht over. We willen dan graag per stap weten wat je hebt gedaan totdat je de foutmelding kreeg. Als je hiervoor 'Print screens' kunt maken (toetst op je toetsenbord) en deze naar risico-monitor@fcb.nl stuurt, proberen we het probleem zo snel mogelijk op te lossen.

• 24 Ik vind de Risicomonitor niet snel werken, kan dit worden verbeterd?

  Er zijn meer dan 20.000 gebruikers van de Risicomonitor. De Risicomonitor heeft daarom veel gegevens in het systeem. En de Risicomonitor legt veel verbanden, bijvoorbeeld het plaatsen van acties in de agenda van de verantwoordelijken. Dat vraagt capaciteit en het duurt daarom een paar seconden voor gegevens geladen zijn.

  Mocht u tegen flinke traagheid oplopen, dan vragen wij dat te melden. Dan kunnen wij dat onderzoeken en actie op ondernemen.

• 25 Mag ik de oude papieren methodes voor risico-inventarisaties (de 'bolletjeslijsten') gebruiken?

  Je bent niet verplicht om met de Risicomonitor te werken, maar we bevelen het wel van harte aan. Je bent vrij om een methode te kiezen. De inventarisatie van risico's, de registratie van ongevallen en het maken van een actieplan moeten volgens de Wet Kinderopvang jaarlijks worden uitgevoerd. De Risicomonitor ondersteunt je daarbij. De Wet schrijft niet voor welke methode je moet gebruiken.

• 26 Kan ik de oude papieren methodes / 'bolletjeslijsten' nog bestellen?

  De oude papieren methodes zijn niet meer beschikbaar. Consument en Veiligheid en FCB bieden nu de gratis Risicomonitor aan.